Alljärgnevad soovitused konkretiseerivad riigihangete põhimõtteid tõlketeenuse valdkonnas, tutvustades tõlketuru võimalusi nii riigihangete kui muude tõlketellimuste eesmärgi saavutamiseks, et leida parima võimaliku hinna ja kvaliteedi suhtega tõlketeenuse põhjendatud kriteeriumid ning tagada aus konkurents.

Meeldiv on tõdeda, et viimasel ajal on märgata tõlketeenuse tellijate teadlikkuse suurenemist: üha enam hakatakse lisaks hinnale nõuetena esitama ka kvaliteeti tagavaid tingimusi. Tahaksime sellele protsessile omalt poolt kaasa aidata, et teenuse viimistlustaseme ja teenusepakkuja eelduste kohta piisavate kvaliteeditingimuste esitamine kujuneks reegliks. Sest varem või hiljem jõuab iga kaasamõtlev tõlketeenuse tellija veendumusele, et kõige mõttekam on igal kingsepal jääda oma liistude juurde. Ei saa ju ka ametniku peamiseks tööülesandeks kujuneda tõlketekstide kontrollimine ja ümbertegemine, vaid tema peaks saama võimaluse tegelda juba järgmise tasemega: selle teksti kohandamisega kohalikele oludele.

Professionaalsed tõlkebürood on juba aastaid tegelnud projektijuhtimise ja kvaliteedi tagamise süsteemide arendamisega, rakendades tõlkemälusid (neist levinuim on Trados), luues termini- ja andmebaase ning koolitades tõlkijaid ja toimetajaid. See loob eeldused, et teenuse täitmise tase vastab tellija soovidele ja üldtunnustatud nõuetele. Head tõlget iseloomustab õige ja ladus keelekasutus, kuid vähem oluline pole ka selle täpne vastavus algkeeles esitatud mõttele. Et tegemist on tekstiga (ja veel kahes keeles), siis on äärmiselt keerukas leida objektiivseid kriteeriume, mille alusel hinnata, kas valmis tõlke iga lõik ja lause vastab neile tingimustele. Seepärast aitab ebakvaliteetset tulemust vältida peamiselt nõuete kehtestamine tõlke viimistlusastmele ja teenuseosutaja professionaalsusele. Juhuslike teenusepakkujate kasutamisel võib kõigepealt tekkida probleeme tähtaegadega, mis enamasti on samuti äärmiselt olulised. Töö kättesaamisel võib aga selguda, et see on keeleliselt on nõrgal tasemel, termineid on kasutatud ebasüstemaatiliselt ning puudub ülevaade erialaterminoloogiast.

Neil põhjustel soovitame tõlketeenuse tellimisel kaaluda järgmisi asjaolusid ja rakendada ka vastavaid kvalifitseerimistingimusi.

1. Vajaliku viimistlustaseme määramine
Ametiasutused ei telli tõlketeenust enamasti mitte tekstide sisust arusaamiseks, vaid vajadusest kasutada neid tõlkeid avaliku võimu teostamisel, mis tingib kõrgendatud nõuded nende tekstide kvaliteedile. Nende tõlgete alusel koostatakse tihti eeskirju ja juhiseid, neid avaldatakse asutuse veebilehel ja võetakse aluseks suhtlemisel välispartneritega. Seetõttu on tõlketeenuse tellimisel vaja kõigepealt määrata tõlke eesmärk.
Ametiasutustes kasutatavate tekstide valdava osa olulisust arvestades peaks tõlketeenus kindlasti sisaldama järgmisi astmeid:

1. tõlkimine
2. sisuline ja erialane toimetamine
3. korrektuur.

Et neid termineid kasutatakse erinevalt, siis esitame siinkohal Eesti Tõlkebüroode Liidus kokkulepitud määratlused, mis omakorda avavad ka vastava teenuse olemuse.

Korrektuur – tõlketeksti ülelugemine teise inimese poolt eesmärgiga kontrollida selle keelelist õigsust ja arusaadavust.
Toimetamine – tõlketeksti algtekstile vastavuse kontrollimine.

1. Sisuline toimetamine – kontrollitakse, et algteksti mõte on tõlketekstis õigesti ja midagi vahele jätmata edasi antud, laused loogilised ning terminikasutus ühtne.
2. Erialane toimetamine – tõlketeksti kontrollitakse terminite õige ja asjakohase kasutamise seisukohast.

Pakkumuste võtmisel peaksid tellijad küsima kinnitust, et teenuseosutaja tõlketeenus neid astmeid ka sisaldab. Üksiktõlkija seda kõike ju reaalselt tagada ei suuda. Näeme meiegi oma igapäevatöös, et tegelikult vajab parimagi tõlkija töö kontrollimist, ühtlustamist ja kogu teksti mõtte tabamiseks ka väikest distantseerumist algtekstist, mida saab pakkuda ikkagi vaid teksti ülelugemine teise inimese poolt. Ja veelgi parem, kui seda teevad need, kellel on selleks piisavalt kogemust, st toimetajad, kes selle tööga tegelevad päevast päeva. Just nii saab valmida selline tekst, mille teie oma töös saate aluseks võtta.

2. Teenuseosutaja üldised kogemused ja kvalifikatsioon

2.1. Tegutsemiskogemus ja tagatud mahud
Kvaliteetse teenuse eelduseks on üldjuhul teenuseosutaja kogemused. Kahjuks ei ole ka siin ühtegi kindlat tunnust, millele vastamise korral oleks piisav kogemus tagatud. Kuid oleme näinud, et tööde organiseerimise ja info liikumise korraliku süsteemi rajamiseks ning võimekate töötajate leidmiseks kulub aastaid. Nii on vastloodud ettevõtte eeldused kindlasti nõrgemad, kuigi ka aastaid võib koguda ise edasi arenemata.

Meie senise praktika põhjal ning arvestades tõlkevaldkonna eripära võib pidada mõistlikuks, kui pakkuma kutsutakse tõlketeenuse osutajad, kelle möödunud majandusaasta tõlketeenuse netokäibest ei ületaks pakutav töö ~20%. Suuremate mahtude korral võib teenuseosutajal tekkida suuri probleeme tõlkemahtude juhtimisega, tähtaegadest kinnipidamisega ja siis juba ka kvaliteediga. Ei pruugi ju sellise tellimuse täitmiseks appivõetav täiendav tööjõud kaugeltki olla nn vanade tegijatega samaväärne.

2.2. Erialane kogemus
Õigusaktidega reguleeritakse konkreetseid tegevusvaldkondi, mille terminoloogia järgimiseks tuleb tõlketeenuse osutamise käigus haarata erialainimesi ja kasutada tõlgete andme- ning terminibaase. Mõlema poole arendamisega on professionaalsed tõlkebürood juba aastaid tegelnud.

Tellija peaks läbi mõtlema, missuguse valdkonna teadmisi ta siiski vajab. Samalaadsete tekstide varasema tõlkimise kogemus (mitte liiga kitsapiiriliselt võetuna) on kindlasti oluline, kuid iga valdkonna termineid aitab kujundada ja süsteemi panna ka muude valdkondade ja muudes keeltes kirjutatud tekstidega töötamise kogemus. Ühe eriala inimene ei pruugi sellele mõelda, et konkreetne termin on mõnes muus valdkonnas teises tähenduses juba kasutusel, mistõttu tuleks ka tema erialal seda mõistet veidi teisiti väljendada. Seda kogedes jõuame taas järeldusele, et parima lõpptulemuseni viib ikkagi see, kui tekstiga tegeleb mitu inimest, nii et tõlkija-toimetaja ahelas üks on erialainimene ja teine filoloog.

Seepärast ei piisa tõlgitava valdkonna määratlemiseks ka lihtsalt väljendist "õigusalane tõlge" ega saa selle teostajalt nõuda alati „filoloogilist kõrgharidust“, sest ainult haridust tõendav tunnistus ei anna veel garantiid mis tahes valdkonna tõlgendamise oskusest. Tõlkebüroodes on aga välja töötatud potentsiaalselt võimekate töötajate leidmise, väljaõpetamise ja edasise kontrollimise põhimõtted. See tähendab, et büroosid võib inimeste valikul usaldada, sest nad on teie tellimuse jaoks parimate täitjate leidmise töö juba teie eest ära teinud ja teevad seda jätkuvalt. See on palju parem tagatis kui konkreetse inimese CV.

3. Teenuseosutaja töövahendid

Mahud ja kvaliteet on omavahel üha tihedamalt seotud ka tänu tõlkemälude kasutamisele. Nii ei ole üksiktõlkija kogemustepagas mis tahes teemavaldkonnas võrreldav bürooga, kus iga järgmise töö tegemisel saab kasutada paljude inimeste töödena varem valminud tekste. Tegelikult jõuab ka tõlkebüroos töötav noor töötaja omaette tegutsejast palju kiiremini heale tasemele, sest teda juhendatakse ja tal on kasutada kogu varem kogutud teadmiste varamu tõlkemälude ja terminikogude kujul.

Nii tõdemegi, et tekstide arhiveerimisest järgmine samm edasi on tõlkemälude ja terminibaaside kasutamine, mis võimaldavad kogunenud tekstides juba mugavalt otsinguid teostada ja tagada sõnavara ühtsuse läbi erinevate tekstide. Samuti aitavad tõlkemälud kaasa suuremahuliste tõlkeprojektide jõudsale täitmisele ning tekstide keelelisele ja terminoloogilisele ühtlustamisele, sest mitu sama teemaga töötavat tõlkijat/toimetajat näevad üksteise tehtud tööd.

Seega võimaldavad terminibaasid registreerida aja jooksul kliendi töödes kasutatud ja kliendiga kokkulepitud termineid, tõlkemälud aitavad tagada sama teemaga tõlgete ühtsuse ja üha täiustuva kvaliteedi. Seetõttu tuleks suuremate tõlkeprojektide korral nõuda teenuseosutajatelt asjakohaste süsteemide olemasolu ja kirjeldamist pakkumuses.

4. Projektihaldus ühendatuna kvaliteedi tagamise süsteemiga

4.1. Tööde ja töötajate haldamine
Tõlketellimuste tähtaegne valmimine eeldab nende registreerimise ja pideva jälgimise süsteemi olemasolu ehk veel ühte andmebaasi, sedakorda tööde haldamiseks. Samuti eraldi personali, kes sellega töötab. Korraga tekste toimetada ja projektide täitmist jälgida on võimalik ainult väga väikeste töömahtude korral.

Tähelepanu tuleb pöörata ka sellele, et teenuse osutamine ei peaks sõltuma ühest-kahest konkreetsest isikust, vaid tellimuse tähtaegseks täitmiseks peab alati olema tagatud asendatavus, mida suudavad pakkuda üksnes bürood, kellel tööprotsessi pidevus on tagatud üksikutest töötajatest sõltumata.

4.2. Koosseisulised tõlkijad/toimetajad
Teenuseosutajal peab olema kontroll tööprotsessi üle. Seepärast peaks organisatoorsete ja kvaliteediprobleemide ennetamiseks olema teenusepakkujale esitatavates nõuetes määratud, et tööst valdava osa tegemisel peavad vähemalt ühe etapi teostajana olema kaasatud koosseisulised tõlkijad või toimetajad.

Lisaks projektijuhtidele/tõlkekorraldajatele peab tõlketeenust osutavas ettevõttes töötama ka tööde mahu tagamiseks piisav hulk sisulise töö tegijaid ehk tõlkijaid ja toimetajaid. Siin kujutavadki tellija jaoks ühte komistuskivi peamiselt vahendustegevusega tegelevad ettevõtted, kes sageli end eksitavalt samuti tõlkebürooks nimetavad ega pruugi ka numbriliste näitajate poolest eristuda. Sellised agentuuri põhimõttel tegutsevad ettevõtjad tegelevad vaid ühe poole väljaarendamisega, st projektijuhtimise ja uute klientide leidmisega. Kuid selline süsteem on üles ehitatud üksikute eraldi töötavate tõlkijate kogemusele, ei ole piisavalt orienteeritud pikaajalisele koostööle kliendiga ega suuda pakkuda neid kvalitatiivseid väärtusi, mida eelmistes punktides selgitasime.

4.3. Teenuseosutaja kvaliteedi kajastumine hinnas
Olenevalt sellest, mida teenuse tellija lõpptulemusena oma eesmärgina soovib (Eesti Tõlkebüroode Liidu soovitusel alati tõlge koos toimetamisega), on tõlkega seotud teenuste hulk ja kvaliteeditase selgesti näha ka pakutavas hinnas. Liiga madal hind peaks alati kahtlusi äratama ka teenuse või teenusepakkuja kvaliteedis. Ametiasutuste moraalseks kohustuseks peaks olema eelistada heast äritavast ja ausast konkurentsist lähtuvaid teenuseosutajaid. Eelmiste aastate maksuvõlgnevuste puudumise ja sotsiaalmaksu maksmise jälgimine peaks ühe näitajana kõrvale jätma ka ümbrikupalga maksjad ja konkreetse hanke tarvis moodustatud ettevõtted.

Nende kolme nõude täitmine peaks kindlasti näha olema ettevõtte tööprotsessi kirjelduses, et pidada teda tõsiseltvõetavaks teenuseosutajaks.

5. Tellija omapoolne panus tõlketöö õnnestumisele

Avaldame siinkohal tunnustust ametiasutustele, kes enamasti oma tegevust õigeaegselt planeerivad ja ka tõlketellimuste täitmiseks piisava aja varuvad, sest ükski kvaliteetne töö ei saa valmida üleöö.

Tõlke tellijal on otstarbekas varasemate tekstidega kokkusobivate tõlgete valmimisele kaasa aidata, varustades tõlkebüroosid tõlgete heatasemeliseks tegemiseks vajalike abimaterjalidega. Alati peaks tellijal olema võimalik tellimusega kaasa anda oma asutuses väljatöötatud terminid ja oma valdkonna tunnustatud spetsialistide kontaktandmed. Kuid teretulnud on ka samalaadse sisuga tekstidest kogunenud tõlkemälu või siiani tehtud tõlked koos lähtetekstidega, aga ka sama teemaga haakuvad muud tekstid ning viited kasutatavatele terminibaasidele. Kõik see on äärmiselt oluline seetõttu, et tellimuse täitjal oleks võimalik järgida juba kasutatud terminoloogiat.

Teenuseosutajate tase ja oskused erinevates valdkondades on erinevad, mistõttu soovitame selle esialgseks kindlakstegemiseks enne suuremate lepingute sõlmimist võtta proovitöö. Teenuse püsiv tase selgub aga siiski pideva tegeliku töö käigus.

Seepärast on oluline ka tellija orienteeritus pikaajalisele koostööle usaldusväärse teenuse-osutajaga, mis tänu pidevale tagasisidele ja järjest kasvavale kogemustepagasile ning terminibaasile tagab kvaliteetsema ja ka kiirema teeninduse. Vaid koostöös saavad valmida tellija vajadustele üha paremini vastavad tekstid. Hankelepingute sõlmimine pikemaks perioodiks (nt aasta kaupa pikendatavad lepingud, suurte mahtude korral vastavalt valdkonnale ka mitme teenuseosutajaga) tagab tellijale kindluse kvaliteedi stabiilsuses ja teenuseosutajale selguse talle esitatavates nõuetes.

Loodame, et saime teile abiks olla õnnestunud tõlketööks vajalike hanketingimuste lahti-mõtestamisel. On ju kaasaegne tõlketeenus midagi enamat kui lihtsalt sõnade ümberpanemine ühest keelest teise. Mahud, tempo ja kvaliteet, nõudmised täpsusele ja ühtsusele nõuavad enamat. Ega asjata pole kogu maailmas omaks võetud suundumus osta teenused spetsialiseerunud ettevõtetest. Erandiks pole ka tõlketeenus. Nii soovitame ka meie hangete tingimused koostada edaspidi sellised, et need oleksid orienteeritud mitte niivõrd sobivate üksikisikute ja vahendajate leidmisele kui just sobivate koostööpartnerite leidmisele selliste tõlkebüroodele hulgast, kes oma igapäevatöös rakendavad meetmeid tõlgitud tekstile uue kvaliteedi andmiseks.